Viken Skog har over tid testet ut ulike varianter for elektronisk utsendelse og signering av dokumenter. Erfaringen er gode, og denne rutinen innføres nå som standard, om ikke skogeier/kunden gir tydelig beskjed om noe annet. Vi oppfordrer alle til å kontrollere at vi har riktig epost og mobilnummer registrert. Skogeier kan selv vedlikeholde dette på Viken Skogs Extranett.


Viken Skog har betydelig tidsbruk og kostnader ved manuell utsendelse, oppfølging og registrering av manuelt signerte avtaler.  I samfunnet for øvrig er elektronisk signering i ferd med å bli mer vanlig enn tradisjonell utsendelse i posten, og mange skogeiere har lenge etterspurt dette også fra oss. Løsningen fra Viken Skog har hittil vært at de som har registrert seg som brukere av vårt ekstranett får tilgang til alle dokumenter der, med en løsning også for «signering» av virkesavataler.  I 2017 startet arbeidet med innføring av sertifiseringsavtaler, og Viken Skog valgte der å benytte en ekstern leverandør for sikker dokumenthåndtering, signering og dokumentasjon. Erfaringene med dette er gode, og løsningen er etterhvert også tatt i bruk for andre avtaleformer.

 

Fra august i år innfører vi derfor dette som standard for alle avtaler for alle skogeiere som har oppgitt en epost adresse og/eller et mobiltelefonnummer.  Løsningen innebærer at når skogeier har avtalt et oppdrag/tømmersalg med en skogbruksleder, genereres en avtale i vårt oppdragssystem.  Servicesenteret sender så denne ut som en pdf fil på epost og/eller SMS til skogeier.  Denne mottas i form av en link til dokumentet hos leverandøren av tjenesten (Scrive), som sørger for dokumentasjon av utsendelsen.  Avtalen kan leses på både pc, nettbrett eller en mobiltelefon (smarttelefon), og «signeres»  med et par klikk ved å følge instruksjonen på skjermen. Hvis skogeier mener at noe ikke er i tråd med hva som er avtalt må han/hun ta kontakt med skogbruksleder eller servicesenteret som retter opp eventuelle feil.  Når avtalen er «signert» sendes det automatisk ut en «signert» versjon som vedlegg til e-post/sms.

 

Det er innført en rutine der skogeiere som ikke har signert elektronisk får en påminnelse ca. 3 dager etter utsendelse. Hvis avtalen ikke er signert innen en uke, blir den sendt ut i posten på vanlig måte for tradisjonell signering. Vi vil sterkt anbefale alle å benytte seg av muligheten til elektronisk signering. Hvis du ikke ønsker dette ber vi om at du tar kontakt med servicesenteret vårt slik at vi får registrert dette i din infoprofil.  Merk at du også kan vedlikeholde dette selv ved å logge deg på Extranettet. 

 

Brann, storm og snø ødelegger store skogverdier. Skogbrand har forsikret norske skoger i over 100 år. Vi kjenner skogbruket og produktene våre er tilpasset nettopp din skog. Les mer.

Hold deg oppdatert

Ikke gå glipp av våre oppdateringer om hva som rører seg i Viken Skog